Telefonie in tijden van internet: mogelijkheden voor uw organisatie

Tot voor kort domineerden een paar grote spelers de telecommarkt. Enkel zij beschikten over de infrastructuur die nodig was om een telefoongesprek tot stand te brengen. Deze vorm van telefonie ging bijgevolg gepaard met hoge abonnements- en gesprekskosten. Het internet heeft dit telecomlandschap hertekend. De markt staat voortaan open voor nieuwe spelers. Innovatieve en flexibele ondernemingen komen op de voorgrond: het monopolie van de traditionele leveranciers wankelt.

Dit biedt kansen voor de consument. Net als bij energiefacturen is het raadzaam om telefoonrekeningen af en toe aan een kritische blik te onderwerpen. Het is daarbij zaak om de juiste en best geprijsde keuze te vinden die helemaal op uw omgeving is afgestemd. Wij zetten u op weg in de zoektocht naar de telefonieoplossing die het beste aansluit bij de noden van uw organisatie.

Goedkoop bellen via het internet

Hoewel het aantal vaste telefoonlijnen enkele jaren geleden terugliep, zien we dat vaste toestellen opnieuw in trek zijn. Providers maken het voor hun klanten aantrekkelijk om een vast toestel te nemen. Ze bieden bijvoorbeeld bepaalde mogelijkheden aan die uitsluitend gelden voor klanten met een vaste lijn, zoals VoIP-telefonie. Met VoIP (Voice over IP) belt u via het internet, en dat heeft zo zijn voordelen.

Vooral wat betreft de kostprijs op abonnementen en gesprekken is VoIP een stuk interessanter dan een klassieke ISDN-lijn. De verklaring hiervoor ligt voornamelijk in het technische verschil tussen ISDN en VoIP. Terwijl ISDN is gebaseerd op een infrastructuur (de fysieke koperdraad naar uw pand) en een dienst (het kunnen bellen), biedt VoIP alleen de dienst. De infrastructuur hebt u al, met name uw bestaande internetverbinding. Dit zorgt uiteraard voor een aanzienlijke kostenbesparing.

Met één ISDN-lijn kunt u twee gesprekken tegelijk voeren. Zijn er twee medewerkers in gesprek en belt er een derde persoon naar uw onderneming, dan krijgt die persoon een bezettoon te horen. Een notariaat bijvoorbeeld van gemiddelde grootte heeft voor een vlotte gang van zaken dus minimaal twee ISDN-lijnen nodig. Dit zorgt voor hoge abonnementskosten, die tot 90 procent kunnen worden verminderd indien de gesprekken via VoIP verlopen. Bovendien liggen de gesprekskosten via VoIP ook stukken lager dan bij de traditionele telefonie. Wie veel internationale gesprekken voert, bespaart nog meer.

Erkend door het BIPT

De opmars van VoIP in telecomland verliep snel. VoIP-providers schoten als paddenstoelen uit de grond. Het is daarbij niet altijd eenvoudig om de ‘cowboys’ te onderscheiden van de gecertificeerde firma’s die een blijvende service bieden. Het is aan te raden om VoIP-gesprekken via de leverancier van uw telefooncentrale te laten verlopen. Zo hebt u één aanspreekpunt voor allerlei zaken die met elkaar verband houden en voorkomt u kat-en-muisspelletjes. Daarbij vraagt u na of deze partij erkend is door het BIPT (Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie). Een door het BIPT erkend provider is gemachtigd om, met de goedkeuring van de klant, telefoonnummers te creëren of bestaande nummers over te zetten.

Alleen maar voordelen?

Goedkope tarieven, lage abonnementskosten, eenvoud in gebruik: op het eerste gezicht heeft het bellen over het internet alleen maar voordelen. Toch is VoIP niet onfeilbaar. Eerst en vooral lukt het bellen via internet niet wanneer er problemen zijn met de internetverbinding. Om zich daartegen te wapenen, kunt u een back-up-lijn (naar gsm of via een ISDN-lijn) inschakelen. Mocht er zich een probleem voordoen met de internetverbinding, dan laat uw telefooncentrale de communicatie automatisch via de back-up-lijn verlopen.

Ten tweede is de onderliggende techniek van computernetwerken niet primair bedoeld voor VoIP. Datanetwerken zijn niet ontworpen met spraaktransport als doel. Het transport van spraak stelt strengere eisen aan het netwerk, onder meer met betrekking tot de vertraging die pakketjes (de “0101010101’tjes”) oplopen en de betrouwbaarheid van de verbinding (hoeveel pakketjes in het netwerk verloren gaan). Drukte op het netwerk kan een negatieve invloed hebben op de gesprekskwaliteit. Quality of Service-mechanismen moeten dit voorkomen: door voorrang te verlenen aan het spraakverkeer ten opzichte van het dataverkeer wordt een perfecte gesprekskwaliteit gegarandeerd.

Ten slotte zijn VoIP-telefoontoestellen afhankelijk van elektrische stroom. Bij een stroomuitval zult u dus niet telefonisch bereikbaar zijn. In sommige gevallen kunt u ook geen noodnummers bellen. Het is belangrijk dit soort nadelen in gedachten te houden wanneer u een onderbouwde keuze maakt voor een telefoonoplossing.

In-house-telefooncentrale versus cloudtelefonie

Bij de aanschaf van een nieuwe telefooncentrale maakt u de keuze of u gesprekken laat verlopen via ISDN, VoIP of een combinatie van beide. Daarnaast moet u het juiste middel kiezen om de gesprekken tot stand te brengen. Dit kan via een vaste telefooncentrale die fysiek in uw onderneming aanwezig is (in-house oplossing) of via een gehoste telefooncentrale (cloudtelefonie, Cloud voice).

Cloud voice, cloudtelefonie, gehoste telefonie

Cloud voice is een vorm van cloud computing. De eindgebruiker krijgt toegang tot een dienst die draait op een virtuele infrastructuur. Bij cloud voice beschikken de gebruikers over de functionaliteit van een telefooncentrale en (afhankelijk van de oplossing) over andere mogelijkheden, zoals een platform voor Unified Communications, terwijl de infrastructuur zich niet in de eigen gebouwen bevindt. De eindgebruiker krijgt via een webbrowser toegang tot de telefonietoepassing. De eigenlijke software en de data bevinden zich in de cloud. Een cloudoplossing heeft doorgaans dezelfde basisfuncties als een in-house-oplossing (vaste telefooncentrale).

Clouddiensten zijn in volle ontwikkeling en duiken steeds vaker op in de zakelijke omgeving. Dit is geen verrassing gezien de vele voordelen van deze systemen. Toch kijken veel bedrijven nog even de kat uit de boom, want aan een cloudoplossing zijn ook een aantal keerzijden verbonden. Goed advies is gebaseerd op een volledige inventaris van uw wensen, houdt rekening met de eisen van uw communicatiestructuur en helpt bij het maken van de juiste keuzes.

Niet plaatsgebonden

In een cloudomgeving bent u niet afhankelijk van één locatie. Elk toestel is rechtstreeks verbonden met een server in een datacenter. Dit heeft als voordeel dat iedere medewerker zijn of haar toestel naar huis kan meenemen en rustig kan voortwerken als er zich op kantoor een internetstoring voordoet. Daarnaast is het ontsluiten van meerdere vestigingen of locaties daardoor zeer eenvoudig.

Met een vaste telefooncentrale is het ook mogelijk om op verschillende locaties te werken. De medewerker verbindt zich dan niet met een dataserver van de leverancier, maar met de telefooncentrale. Het nadeel hierbij is dat de thuiswerkers of medewerkers op de andere locatie niet meer bereikbaar zijn als de internetverbinding op de locatie van de centrale (single point of failure) uitvalt.

Gespreksverkeer

Anders dan bij een lokale telefooncentrale verlopen alle ‘cloud’-telefoongesprekken, dus ook die van medewerkers onderling, via het internet. De internetverbinding moet dus voldoende sterk zijn om te voorkomen dat gesprekken slechts in flarden doorkomen. Bij een telefooncentrale verlopen alle lokale telefoongesprekken (tussen medewerkers onderling op dezelfde locatie) binnen het eigen netwerk. Alleen de externe gesprekken vormen een belasting voor de internetverbinding. Bij de vaste telefooncentrale kunt u er overigens voor kiezen om een ISDN-lijn te behouden. Is er op een bepaald moment te veel belasting op de internetverbinding, bijvoorbeeld omdat er een internetradio afspeelt of omdat iemand grote bestanden aan het downloaden is, dan kunt u de gesprekken even over de ISDN-lijn laten verlopen.

Extra opties

Voor kleine en startende ondernemingen met maximum vijf toestellen, is cloudtelefonie een goede oplossing. Hoewel de cloudtelefonie zich voort ontwikkelt, werken de aangesloten toestellen enkel via het SIP-protocol waarmee alleen basisfunctionaliteiten mogelijk zijn. Eveneens dient rekening gehouden te worden met onder meer verouderde bekabeling, die niet toelaat VOIP-toestellen aan te sturen.

Bij een inhouse-oplossing zijn de extra mogelijkheden veel uitgebreider. Zo kan men via TAPI-sturing (een software) de meeste soorten (notaris, verzekerings, hotel,….) software koppelen aan het telefoniesysteem, wat de efficiëntie voor een groot stuk verhoogt. De klantenfiche van een beller kan dan bij een inkomende oproep op de voorgrond springen. Omgekeerd kan een telefoonnummer worden opgebeld door middel van een daarvoor voorziene button in de software. U hoeft het nummer bijgevolg niet meer manueel op uw telefoontoestel in te toetsen, maar door een klik met uw muis wordt uw contactpersoon automatisch opgebeld.

Eigen beheer

Systemen zijn nu en dan aan een update of upgrade toe. Aangezien de telefonie in een cloudomgeving volledig op de servers van de provider draait, hoeft u zelf geen nieuwe updates of upgrades uit te voeren. Ook een IP-centrale wordt bij voorkeur met enige regelmaat geüpdatet en eventueel geüpgraded. Bij de nieuwste modellen (A-merken) verloopt dit vrij eenvoudig, al is er net als bij het configureren van de centrale enige technische kennis vereist. De systemen zijn steeds gebruiksvriendelijker, zodat de klant de updates steeds vaker zelf uitvoert. Dat betekent uiteraard een besparing en tijdwinst.

Wat is het kostenplaatje?

Bij een gehoste VoIP-oplossing betaalt u doorgaans een maandelijkse kost per gebruiker. Dat prijskaartje kan dus hoog oplopen als u een aantal medewerkers heeft. U weet echter hoeveel de maandelijkse kosten zullen zijn, naast de bijkomende gesprekskosten. Houd er wel rekening mee dat de provider opstartkosten kan aanrekenen. Die opstartkosten variëren tussen de verschillende aanbieders.

Neemt u een vaste telefooncentrale in huis, dan kunt u kiezen: de telefooncentrale huren of het hele systeem aankopen. Als u de centrale huurt, weet u net als bij de gehoste oplossing wat uw maandelijkse kost bedraagt. De aankoop van de telefooncentrale betekent dan weer een eenmalige investeringskost. Als u de gesprekken over VoIP laat verlopen, wint u echter veel terug. De telefoontoestellen en de telefooncentrale zijn dan volledig uw eigendom.

Conclusie

Zowel het werken met cloudtelefonie als met een vaste telefooncentrale heeft zijn voor- en nadelen. De cloudoplossing is eenvoudig in gebruik en brengt weinig investeringskosten (tenzij men een hoge activeringskost aanrekent) met zich mee. Hierdoor is de oplossing ideaal voor startende ondernemingen en bedrijven met minder dan vijf medewerkers per locatie.

Bedrijven die kiezen voor een eigen telefooncentrale gaan vaak voor een grotere kostenbesparing op de lange termijn. Ze nemen de eenvoudige configuratie en het inrichten van de belplannen op zich, al dan niet via een externe IT-dienst.

Uiteindelijk bepaalt ieder bedrijf zelf zijn telefonieoplossing. Het is daarbij belangrijk om samen te werken met een leverancier op wie u kunt blijven rekenen.

SAMENVATTING

Ondanks de nieuwe technologieën gebruiken heel wat bedrijven een telefoniesysteem dat meer kost dan nodig. Veelal gebruikt men een aantal ISDN-lijnen, die (minstens voor een deel) vervangbaar zijn door een VoIP-systeem. We raden ondernemingen aan om de telefoonfacturen te bestuderen en na te gaan of er geen overbodig abonnementsgeld wordt betaald. Daarboven komt dat de gesprekskosten via VoIP ook een stuk lager liggen dan bij de traditionele telefonie.

De keuze voor een gehoste oplossing of een vaste telefooncentrale ligt minder voor de hand. Kleine ondernemingen, met een eenvoudig netwerk en een sterke internetverbinding kunnen in de meeste gevallen perfect aan de slag met een gehoste oplossing. Ondernemingen met meer dan vijf telefoontoestellen (en dus een complexer netwerk) zullen voordeel hebben bij een telefooncentrale die zich in de onderneming bevindt.

Een geoliede telefonieoplossing in uw onderneming begint bij de keuze van een goede leverancier. Bij uw zoektocht is het aangewezen om meer dan één partij uit te nodigen. Wees kritisch en durf te vragen naar referenties.

VRAAG HIER EEN GRATIS TELECOM ANALYSE AAN.