Bij DAVO Group werken we vaak remote. Daarnaast hebben we teams op verschillende locaties die veel met elkaar samenwerken. Maar wat als je -noodgedwongen- een aantal weken thuis mag werken? Of als de situatie zich voordoet dat een heel team een tijd fysiek niet bij elkaar komt, dat je elkaar niet in levenden lijve ziet? Welke tips, tools en werkprocessen kunnen je op dat moment helpen? Dat zochten we voor je uit, het resultaat: 5 tips om van thuiswerken een succes te maken.
1. VEILIG INTERNETTEN
Geloof ons. Een tweede virus (al is het een digitale) wil je er als ondernemer echt niet! Zorg dat je medewerkers over een veilige VPN verbinding kunnen werken. Zorg dat jouw netwerk secure blijft!
2. Een goede headset
Blabla, noise cancelling, maar vooral geschikt om mee te bellen. AirPods Pro zijn leuk, maar stellen weinig voor bij de specialistische oplossingen, zeker in rumoerige omgevingen (dolgedraaide kinderen, huisdieren of partners). Op dit moment komt de Sennheiser MB 600 UC het beste uit de test. Ook de MB Pro 1 lijkt een goede oplossing. Deze zijn beiden perfect aan te sluiten op de pc of via Bluetooth aan de smartphone te koppelen.
3. VIDEOBELLEN
Voor videobellen kun je de mooiste en duurste oplossingen vinden. Of je maakt gebruik van Circuit. Circuit is een Software as a Service (Saas) product, een virtuele gesloten communicatielus met alle functionaliteiten die u nodig heeft om real-time te kunnen communiceren met uw collega’s en/of relaties.
Circuit brengt spraak, video, berichten, schermdeling en het delen van documenten samen in één venster, zonder gebruik te maken van verschillende apps en schermen. Dus overzichtelijk!
4. BELLEN
Ja, daar hebben we bij DAVO Group natuurlijk een mooie oplossing voor. Vooral onze nieuwe IP telefoontoestellen waarvoor je geen software hoeft te installeren is echt een aanrader. Onze engineers configureren deze toestellen zodat elke werknemer die thuis kan aansluiten. Wanneer men belt dan wordt het nummer van de ondernemer uitgestuurd of een het rechtstreeks telefoonnummer van u of uw werknemer. Je kiest het zelf.
5. Maak spelregels
Maak duidelijke spelregels voor thuiswerk. Dit geeft duidelijkheid voor degenen die thuiswerken en voor de collega’s die dat niet doen.
Denk aan spelregels over over werktijden, beschikbaarheid maar ook over bijvoorbeeld communicatie en het gebruik van tools.
Omdat je elkaar minder ‘ziet’, kan er onduidelijkheid en frustratie ontstaan. Communicatie is daarom key. Duidelijke communicatie kan zo eenvoudig zijn als je agenda goed up-to-date houden zodat het helder is waar je bent en waar je aan werkt.
Je kunt dit ook wel ‘de plicht van transparantie’ noemen.
Je kunt wachten tot iemand je vraagt om een projectupdate te geven, of aan te geven waarom je bepaalde zaken prioriteit geeft boven andere, of wat je verwachting en deadlines zijn. Maar je kunt dit alles ook proactief doen.
Belangrijk bij duidelijke communicatie is dat je het juiste communicatiekanaal selecteert. Soms werkt een interne slow chat simpelweg beter dan een video call of een belletje.
Kies je kanaal dus bewust.